Die Einladung (S. 156)

Wie lädt man richtig ein? Telefonisch, per EMail, mündlich oder doch besser schriftlich? Jede Form der Einladung ist zwar möglich, aber nicht unbedingt angemessen. Zu großen Festen sollte beispielsweise immer schriftlich eingeladen werden. Haben Sie sich für einen Einladungsweg entschieden, versenden Sie Ihre Einladung rechtzeitig, damit sich Ihre Gäste den Termin reservieren können.

Bei größeren Veranstaltungen sollten Sie schon einige Wochen bis zu drei Mo nate vorher einladen, vor allem, wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung gut besucht wird. Bei kleineren Einladungen, etwa einem Geschäftsessen, genügen zwei Wochen. Mit einer rechtzeitigen Einladung signalisieren Sie vor allem auch Respekt gegenüber Ihren Gästen und deren Aktivitäten bzw. Verpflichtungen.

Geben Sie in der Einladung den Anlass, das Datum und die Uhrzeit, den Ort und den Ablauf der Veranstaltung bekannt. Dazu gehören auch Hinweise auf eine Kleiderordnung, damit niemand under oder overdressed erscheint, sowie die Art der Bewirtung. Für Ihre Gäste ist es hilfreich, wenn Sie eine Wegbeschreibung und eine vorbereitete Antwortmöglichkeit beilegen. Auf gar keinen Fall darf der Hinweis fehlen, bis wann man eine Zu oder Absage erwartet.

Denken Sie im Vorfeld einer Veranstaltung auch über eine Sitzordnung nach. Haben Sie Ehrengäste, platzieren Sie diese mit dem besten Blick auf das Rednerpult, rechts neben den Gastgeber. Achten Sie darauf, dass die Redner keinen weiten Weg zum Pult haben.

Wenn Sie eingeladen werden
Als Gast sollten Sie auf eine Einladung auf demselben Weg zu oder absagen, wie Sie sie erhalten haben. Auf eine schriftliche Einladung antworten Sie also schriftlich, auf eine EMail dürfen Sie ebenso elektronisch reagieren und bei telefonischen Einladungen rufen Sie bitte zurück. Für eine Einladung sollte man sich am Tag nach der Veran staltung bedanken. Der Dank nimmt die Form der Einladung wieder auf. Also schriftliche Einladung – schriftlicher Dank, telefonisch – telefonischer Dank usw.

Regel Nr. 64:
Wichtige Bestandteile einer Einladung sind Anlass, Ort, Datum und Uhr zeit, aber auch Dresscode und Art der Bewirtung.

Dresscodes
Wie wichtig die Angabe eines Dresscodes in einer Einladung ist, zeigt folgendes Beispiel:

Beispiel
Eine Münchener Großbank lud Kunden und Mitarbeiter zur Weih nachtsfeier ein. Die Einladung war unter dem Motto „Zirkus" hübsch aufgemacht. Man lockte mit Zuckerwatte und Glüh weinstand. Nun verbanden die Gäste, die zum ersten Mal dort eingeladen waren, das Thema Zirkus mit legerer Kleidung. Der Schreck war umso größer, als man dann auf die ersten Mitarbeiter der Bank in Abendkleidung traf.

Lange Kleider bei den Damen und Smoking bei den Herren. Schade, dass die Internen sehr wohl ein genaues Bild ihrer Weihnachtsfeier vor Augen hatten, doch dies leider nicht an ihre Gäste kommunizierten. Den meisten Gästen hat die Veranstaltung keinen großen Spaß bereitet und damit war das Ziel der Kundeneinladung ganz gewiss verfehlt.

Der Vermerk eines Dresscodes in einer Einladung ist deshalb ein freundlicher und sehr sinnvoller Hinweis, den man als Gast befolgen sollte. Nur der Gastgeber hat ein Bild seiner Veranstaltung vor Augen und möchte, dass dieser Rahmen durch die Kleidung der Gäste respektiert wird. Dresscodes für Abendanlässe:

Kleiner Gesellschaftsanzug / Black tie (engl.) / tuxedo (amerik.) / Cravatte noire (franz.): Bedeutet für die Dame: langes Abendkleid Bedeutet für den Herrn: Smoking, kein dunkler Anzug.